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还在让员工垫资买办公用品报销吗?有风险!

各位财务人注意了!深圳一家公司,员工垫资购买办公用品再找公司报销,居然被税局要求整改?到底是什么原因?企业费用报销如何规避风险?


01

员工垫资采购再找公司报销,

居然被税局要求整改?


深圳某家创业公司被税局要求整改,原因是,公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款,然后再找公司报销的做法,在稽查时被认为不合规,要求企业及时进行整改。


处罚原文:在检查中,稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形,询问后得知因为企业规模较小,所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买,然后由个人报销,公司再将款项支付给个人,经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实,但该做法既不合规,也带来了涉税风险,稽查人员已要求企业及时整改。

税务部门提醒,深圳市目前很多孵化器类型的企业,因为业务尚处于研发阶段,日常账务管理比较混乱,甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为,但是存在很大涉税风险,不利于公司长远发展,因此,公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理,防范涉税风险。


大家是不是觉得平常都是这么操作的呢?而且也没有出现任何问题?


02

个人垫资再报销,

这3个事项,一定要注意!


1.个人垫资费用不宜过大
就个人情感上而言,金额大的话,要你先自掏腰包肯定不乐意呀!一是不知道什么时候才能拿回来,二是如果发票出什么问题,财务分分钟不报销,那岂不是炸了!
几十几百就算了,过千的话,很多人都希望先从公司领取备用金再支付,或者通知公司直接公户付款,现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具,方便得很。
从公司管理角度看,个人垫支容易出现虚假报销的问题,很多公司都有限制业务员垫支金额,超额自己掏。
所以,个人垫支金额过大,从逻辑上就已经说不通了!多少才算“大”呢?参考现金管理条例的说法,1000以上。


2. 对外采购垫资的人员不宜太多
正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。


3. 垫资的费用要及时报销
企业如果经常报销前期的费用,一是不利于内部管理,二是会计数据的失真,三是会让税局质疑费用的真实性,是不是找票报销的?


03

注意!今天起,

费用发票报销这5大风险要规避!


不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险,财务人员应该步步为营,小心谨慎,5个避坑指南送给你!


 一、需不需要代扣代缴个税?
财务向个人支付款项时,一定要考虑,这笔款需不需要扣缴个税。
企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配,则很有可能被稽查要求补税。
比如,江苏某家公司2019年管理费用大幅上涨,税务机关顺藤摸瓜发现,三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费,最终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。
个人在企业报销属于自己的费用,具有福利性质,本质上还是取得与受雇有关的所得,应该按照工资薪金缴纳个税。
《税收征收管理法》第六十九条规定,扣缴义务人应扣未扣,由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。
对于发票抵薪,财务不仅不能出这样的馊主意,还应该及时告知相关人员这样做的后果,帮助公司降低风险!


二、 增值税能否抵扣?
拿到费用的报销单,财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件:
◆取得合法有效的抵扣凭证◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目
比如,同样都是机票,进项税能不能抵扣?这就要看机票类型和报销对象。


三、企业所得税能否扣除?
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证,不仅限于常用的发票,还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销,但所得税上不能税前扣除,应该主动做调增。
例如,铁路电子客票丢失后,企业所得税存在不能扣除的风险。


四、是否存在会计和税法的差异
很多人把会计处理和税法混为一谈,最典型的一个例子是,税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除,很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用,固定资产的净值也变成了0。
这种做法是错误的,会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异,应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。


五、公款私用、恶意报销的风险
个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用,对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。
企业可以通过以下几种方法来规避这一风险:1、制定预算,以预算制度来约束费用的报销;2、报销费用不能仅依据发票,同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据;3、应该索取发票清单;4、设定专人采购、专人审核、定期采购;5、采用公户支付,可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。


本文来源:会计大学、小陈税务、每日会计实操、梅松讲税等。